仕事紹介
社長室
役割
社長直下の部署で、他部署や社外と連携して、会社にとって重要なプロジェクトを進めます。時には、会社を代表する立場として動くこともあります。
チーム体制
メンバーは少数で、各業務ごとに担当者がいます。一部の業務は社外のパートナー企業に委託もしています。
業務内容
秘書業務、広報業務、マーケットプレイス業務の3つの業務に分かれています。
代表のスケジュール管理
代表の社内外でのスケジュールを管理し、予定の確定、変更、調整を行います。全社共通のスケジュール管理ソフトを使用します。
来客対応
代表宛の来客対応を行い、六本木オフィスへの来社時には入館証の発行を行います。代表の不在時には代理対応をすることもあります。
電話・メール対応
代表・会社宛の電話とメールの対応を行います。一次対応を行って、別の担当者に引き継ぐ場合も多いです。
各種手配
出張に伴う航空券や特急券、タクシー、宿泊ホテル、会食のお店、手土産、冠婚葬祭、など代表の行動にまつわる一連の手配を行います。場合によっては、贈り物などの物品の購入も行います。
経費精算
代表の経費精算を社内のオンラインシステムを用いて行います。
情報収集・資料作成
代表からの依頼にもとづいて情報収集を行い、必要に応じて資料を作成します。
プレスリリース
新サービス、新規事業の開始、経営・人事などの企業情報、キャンペーン情報などをプレスリリースとして発表します。関連部署と調整のうえ文章を作成し、リリースを行うまでの一連の調整をします。
取材対応
テレビ、新聞、雑誌、ラジオ、Webメディアからの取材に対応します。大学やビジネススクールなどの教育機関、研究機関などからの取材・講演依頼もあり、必要に応じて講演資料の作成も行います。
コーポレートサイトの運用
会社情報の更新や改修、サイトリニューアルのディレクションを行います。
検索エンジン対策
会社名や代表氏名の検索順位や表示の改善を行います。情報システム部・デジタルマーケティング部との連携が必要な場合もあります。
SNSの運用
Facebook、TikTokなどの公式SNSアカウントを運用・更新します。制作会社に委託する場合は、そのディレクションを行います。
イベント運営
周年行事や社内イベントがある際は、その企画・運営を行います。
CSR活動
取引先の国への支援や、災害支援、スポーツ振興など、CSR活動の企画と実施を進めます。場合によっては、取引先の企業と共同で実施するケースもあります。
社内広報
社員やその家族に向けた広報活動を行います。メディアに露出があった際などには、社内のコミュニケーションツールを使って告知します。
サプライヤーの開拓・契約管理
国内の中古車販売業者(サプライヤー)向けに、ビィ・フォアードとの提携についてのWeb説明会を実施し、申し込みがあれば商談と契約を行います。ほとんどがWebからの申し込みとなるため、営業活動や営業ノルマはありません。
販売価格の調整
サプライヤーの在庫をビィ・フォアードのECサイトに代理掲載し、効率よく売れるように、マーケットや為替の影響などを分析しながら販売価格の調整を行います。
車両の仕入れ
代理掲載していたの車両が購入されたら、その車両をサプライヤーから仕入れます。サプライヤーの担当者とは定期的にミーティングしており、場合によっては国内出張もあります。
分析
販売実績や市場シェアのデータから売れ筋の傾向や伸びしろを分析し、掲載車両の効率的な販売につなげます。
仕事の面白さ
01 経営層の近くで働ける
会社の構想を具体化したり、経営層に提案や報告を行う機会が多く、高い視座でプロジェクトを推進する経験が得られます。経営の裏方として多岐にわたる業務をサポートしながら、着実に成長を実感できます。
02 社内外の様々な相手と仕事ができる
社内の各部署や、外部のパートナー企業、各種メディアなど、様々な相手とやりとりしながら進める仕事が多いです。時には会社を代表する立場として大きな裁量を持ち、たくさんの人と協働することで一体感を得ながら働けます。
03 誰よりも社内の情報に詳しくなれる
業務の性質上、社長室には社内の様々な情報が集まってきます。その結果、社内で最も情報通になり、「わからないことがあったら社長室に聞いてみよう」と、各部署のメンバーから頼られる存在になることができます。
社員の声
得られる経験・スキル
01 社内で唯一の専門力
どの業務も非常に専門性が高いため、「この業務といえば○○さん」と社内で名前が挙がるような、唯一無二の存在になれます。まだ他に誰もやっていないことに挑戦し、社内でその道の第一人者となることもができます。
02 マルチタスクを進行する力
社長室では、複数の業務を同時に進行していくことが求められます。その経験を積むことで、業務全体を見渡して、それぞれのタスクの関連性や重要度・緊急度を見極め、何事でも臨機応変に対応することができるようになります。
03 広い視野とネットワーク
社内外の年齢も経験も異なる様々な人とやりとりする中で、仕事に関連する情報はもちろん、仕事外の情報も多く入ってくるため、社会人としての視野が広がります。さらには様々な業界や分野に人脈が広がっていくことで、人生が豊かになります。
社員の声
身についたスキル
社外の方との関係構築のスキル
企業間のやりとりが多いため、その段取りや進め方、会議資料の作成、報告のスキルが身につきました。
向いている人
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主体性をもって行動できる人
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責任感・使命感の強い人
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成長意欲があり、好奇心旺盛で積極的な人
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利他的な人
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人とのコミュニケーションが好きな人
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誰にでも平等に接することができる人
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異なる価値観を持った人とも協力できる人
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変化を楽しめる人
1日のスケジュール
秘書業務の1日の例
- 09:00
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メール・代表の予定の確認
関係各所からのメールやチャットと、その日の代表の予定を確認します。代表が出社したら、1日の予定を伝えます。
- 09:30
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会食のお店・参加者・お土産の確認
会食のお店の予約の確認、参加者の確認、お土産の準備の確認をします。参加者の変更があった場合などは、その調整を行います。
- 10:00
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その他のスケジュール確認
翌日以降のスケジュールを確認し、新しい予定や変更がある場合は伝えます。役員会議等で弁当の準備が必要な際は、手配を行います。
- 11:00
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代表の出張の手配
同行者を確認し、航空券、宿泊先、会食場所などの候補をリストアップし、出張行程を組みます。行程を確認後、予約を手配します。
- 12:00
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昼休憩
六本木ヒルズ内のレストランや、近隣の飲食店で同僚とランチ。お弁当を持ってきて、地上37階のオフィスの見晴らしの良い窓際から景色を見ながらランチすることも。
- 13:00
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各種タスク処理
経費の処理や確認など細かなタスクを処理します。
- 15:00
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代表の予定の確認
翌日から2か月先、定期的に半年ほど先まで、代表の予定を確認します。
- 15:30
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他部署とWebミーティング
総務部など他部署のメンバーと業務に関する打ち合わせをします。
- 16:30
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代表に翌日の予定を伝達
翌日の予定を代表に伝えて、認識違いがないか確認します。
- 17:00
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退勤
広報業務の1日の例
- 09:00
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メール・メディア掲載のチェック
メール・チャットと、各種メディアのチェックを行います。メディアに掲載があった際は、関連部署や社内に告知します。
- 10:00
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メディアへの連絡
掲載メディアの担当者にお礼の連絡を入れます。この連絡時に、次の取材依頼が来ることもあり、その際は関連部署の確認を取ります。
- 11:00
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原稿チェック
取材を受けたインタビューなどの原稿をチェック。記者からの質問に回答し、記事に数値などが含まれる際は関連部署に確認。必要に応じて写真や資料などの素材を用意します。
- 11:30
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SNSの発信
公式SNSアカウントで自社の情報を発信します。
- 12:00
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昼休憩
日々、様々な部署のメンバーと食事に行って、情報収集をすることが多いです。他愛のない会話が広報の企画につながることもあります。
- 13:00
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メディアリレーション
メディアの新規開拓や担当者の引継ぎのため、来社に対応したり、先方に訪問したりします。
- 15:00
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社内コミュニケーション
広報の企画に必要な情報を収集し、場合によっては関係者を集めたミーティングを実施します。企画を説明し、関連部署の上長、役員などの承認を取ります。
- 16:00
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プレスリリースの作成
新サービスなどのリリースを出すために、関連部署と打ち合わせして原稿を作ります。初稿ができたら、該当の部署にチェックをしてもらい、最終稿を仕上げます。
- 17:00
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退勤
マーケットプレイス業務の1日の例
- 09:00
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メール・お問い合わせの確認
社内やサプライヤーからのメール・チャットでの連絡をチェックし、返信します。場合によっては、サプライヤーに掲載車両の確認を行うこともあります。
- 10:00
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定例ミーティング
業務を委託しているパートナー企業とWebで打ち合わせし、業務の分担や状況の確認を行います。
- 10:30
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販売状況の報告
サプライヤーに対して、代理販売している商品の売上状況を定期的に報告します。市場のトレンドやお客様のニーズについての情報も共有し、人気の車種を多く仕入れてもらえるよう働きかけます。
- 11:00
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データ分析
サプライヤーの在庫の売上を伸ばすために、過去の販売データや市場の分析を行い、先方の担当者と打ち合わせします。
- 12:00
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昼休憩
リモートワーク中心のため、自宅で昼食を取ることが多いです。調布オフィスや六本木本社に出社した際は、会社近くの飲食店に何名かで食事に行きます。
- 13:00
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説明会の実施
ビィ・フォアードとの提携に興味を持っていただいた企業の担当者向けに、オンラインで説明会を実施します。
- 14:00
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契約業務
説明会の実施後、ビィ・フォアードとの提携を希望するサプライヤーと契約を取り交わします。
- 15:00
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資料作成
月次報告の資料や、四半期の全社資料、サプライヤーとの打ち合せ資料、説明会資料などを作成します。
- 16:45
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夕礼
マーケットプレイスチームで集まり、1日の進捗や課題、問題点などを共有します。
- 17:00
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退勤
やりがい・面白さ
海外でテレビの取材をアテンド
タンザニアで日本のテレビ局の取材が入ったときに1人で同行し、現地をアテンドしました。無事に番組が日本で放送されたのをを見たときには、大きな達成感がありました。