郵便や宅配便を利用して荷物を発送する際は、送り状が必要となりますが、海外発送においても同様に送り状を作成します。
しかし、海外発送時の送り状は、国内発送を目的とする送り状とは記載ルールが大きく異なるため、戸惑う方も多いのではないでしょうか。
本記事では、海外発送における送り状の基本から、記載内容や書き方、注意点までをわかりやすく解説します。
海外発送に必要な送り状とは
送り状とは、荷物に貼付する配送用の伝票で、配送先や荷物の情報を配送業者に伝えるための書類です。
送り主・受取人の住所や氏名、電話番号、荷物の内容などを記載し、配送業者が正確に輸送を行うための情報として使用されます。
送り状は誰が作成する？
通常、送り状は配送業者が用意するフォーマットやテンプレートを利用し、送り主自身が作成します。
しかし、さまざまな項目を英語で正しく記載する必要があるため、難しいと感じる方が多いのも事実です。
もし送り状の作成に不安がある方は、ポチロジのような通関書類の作成から代行する発送方法を選ぶと安心でしょう。
送り状にはどのような役割がある？
送り状には、主に以下のような役割があります。
- 配送業者が正確に荷物を届けるための情報提供
- 荷物の追跡（トラッキング）情報の管理
- 配送中のトラブル防止（誤配送・紛失など）
送り状の記載内容が不十分だった場合、配送遅延や誤配送の原因となるため、正確に記載することが重要です。
送り状とインボイスの違い
送り状とインボイスは混同されがちですが、それぞれまったく異なる書類です。
送り状は配送業者向けに配送先や貨物の情報を伝えるものであるのに対し、インボイスは税関向けに貨物内容や価格などを申告するためのものです。
そのため、記載内容は似ていますが、どちらも準備する必要があります。
送り状に記載される内容
送り状は配送業者ごとにフォーマットが異なりますが、基本的な記載項目は共通しています。
一般的には英語または現地言語で記載します。
もし記載内容に漏れやミスがある場合、配送遅延や誤配送の原因となるおそれもあるため、しっかり確認しておきましょう。
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発送者情報
貨物の発送者に関する情報です。
個人の場合は氏名、法人の場合は社名、そのほかに住所や連絡先といった情報を記載します。
受取者情報
貨物の受取者に関する情報です。
発送者の情報と同じく、個人の場合は氏名、法人の場合は社名、そのほかに住所や連絡先といった情報を記載します。
品名・種類
品物の名称と種類です。
商品名ではなく、一般名詞で具体的に記載する必要があります。
たとえばチョコレート菓子のポッキーを送る場合に「Pocky」という表記ではNGです。
数量
品物の数量です。
上記で記載した品名・種類ごとに数量を記載します。
単価・通貨
品物の単価・通貨です。
品目ごとの単価と通貨（JPYなど）を記載します。
合計金額
品物の合計金額です。
上記で記載した単価を合算して記載します。
送り状を作成する際の注意点
国内の宅配便を利用する際も送り状を作成しますが、海外発送のための送り状を作成するうえでは独自のルールがあります。
配送遅延や誤配送を防ぐためにも、注意点を意識して正しく作成することが重要です。
以下では、海外発送の送り状を作成する際の注意点について紹介します。
日本語と英語で住所を表記する順番が異なる
日本語の住所では「東京都渋谷区神宮前1-2-3」のように、大きな単位から小さな単位へと順に記載しますが、英語表記では、一般的に番地などの詳細情報から順に記載します。
英語では「1-2-3 Jingumae, Shibuya-ku, Tokyo 150-0001, JAPAN」と、小さな情報から大きな情報へと積み上げていきます。
とくに番地や通り名の順序を間違えると、正しく配達されない可能性があるため、順番を意識した記載が非常に重要です。
⚫︎関連記事：海外に郵便を送るときの住所の書き方とは？日本から海外、海外から日本に送る手順と注意点
インボイスの記載内容と一致させる
輸出入時の通関では、インボイスの記載内容をもとに、貨物の内容に問題がないか、いくらの関税や諸費用が課されるかが判定されます。
ただし、インボイスと送り状の内容に齟齬があると、税関で不審な貨物であると判断され、通関の遅延や返送になる可能性があります。
とくに品名・数量・金額などの誤りは重大な影響を及ぼすため、作成時には十分な確認が必要です。
連絡先の電話番号を記載しておく
貨物の内容や配送情報に関して不明点や連絡事項があった場合には、配送業者や税関から電話が入るケースがあります。
そのため、発送者・受取者の電話番号はかならず記載すべきです。
電話番号が未記載の場合、配達ができずに返送されるリスクもあるため注意しましょう。
海外発送の送り状に関するよくある質問
最後に、海外発送の送り状に関するよくある質問と回答を紹介します。
送り状作成不要で海外に発送できる方法はある？
基本的に、海外発送では送り状の提出が必須です。
ただし、一部の配送業者や発送代行会社では、送り状の作成を代行しているため、不安な方は作成代行サービスを利用するとよいでしょう。
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送り状は手書きでも問題なく送れる？
送り状は手書きでも問題ありません。
ただし、誤読を防ぐために、パソコンやスマホなどで作成したものを印刷して利用する方が安心です。
手書きで作成する場合は、ブロック体で丁寧に記載することが重要です。
インボイスがあっても送り状は必要？
インボイスと送り状は両方必要です。
それぞれ役割が異なるため、どちらか一方だけでは海外発送はできません。
なお、インボイス・送り状のほかに、必要書類が追加されるケースもある点に注意しましょう。
たとえば、食品の場合には成分表、エタノールを含む化粧品の場合には安全データシートなどが求められます。
⚫︎関連記事：食品は海外発送できる？国ごとの規制や注意点を徹底解説！
⚫︎関連記事：海外発送できる化粧品・できない化粧品の見分け方｜危険品扱いの条件とは？
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参考サイト
