越境EC担当者が海外発送を行う際、欠かせないのがインボイス（運送状）です。
インボイス（運送状）はスムーズに顧客へ商品を届ける上では必要不可欠な書類であるため、適切な書き方を知ることが、円滑な通関手続きや税関でのトラブル回避につながります。インボイス作成の手続きを理解しておくことが重要です。
この記事では、海外発送の際に必要になるインボイスとはどのような書類なのか、インボイスの重要性、インボイスの作成方法（具体的な記入例あり）、そして海外発送時のインボイスに注意すべきポイントについて、わかりやすく解説します。
インボイス（運送状）とは？その役割と重要性について
インボイス（Invoice）は「運送状」とも呼ばれる、輸出者が輸入者に宛てて荷物の内容明細を正確に記す必要がある書類です。越境ECにおいて、商品の輸出入手続きでとても重要な書類です。関税申告や税関手続きを円滑にするため、正確に作成し、品名や個数など必要な情報を明記することが不可欠です。
インボイスは、国内発送における明細書とは異なり、これ一枚で明細書と請求書、そして納品書の役割を果たす書類です。国をまたいだ貿易取引においては、インボイスの作成が重要な役割を果たします。
なお、本記事の解説する「インボイス（Invoice）」は、2023年より日本で開始されているインボイス制度の「インボイス」とは関係のない書類です。2023年からスタートしたインボイス制度は「適格請求書」と呼ばれる、新しいフォーマットでの請求書作成をルール化したものです。
こちらは主に日本国内での取引における請求書作成のルールを変更したもので、政府が消費税を正しく徴収することを目的に実施されました。そのため、国内の請求書作成ルールに関するインボイス制度と、貿易取引におけるインボイスでは異なるニュアンスを持つ概念であることを理解しておきましょう。
インボイス制度開始以降、事業者はインボイス事業者としての登録を行い、その登録番号を請求書に記載する必要が出てくるなどの変化がありましたが、これは海外発送時におけるインボイスの作成とは関係がありません。
海外へ輸出する際にインボイスが必要な理由
インボイスは、海外輸出時の通関手続きの際、参考にされる書類でもあります。この際、インボイスに記載されている内容と、実際に送られる貨物が一致しているかどうかの確認を税関では行います。貨物の内容確認は、関税の計算などにおいて必要になる手続きです。
そのため、海外発送の際には必ずインボイスを作成しなければなりません。インボイスがないと税金の計算ができず、税の支払いが行えないために貨物を相手に届けることができないような事態に陥ってしまいます。
なお、海外配送における貨物とは、書類以外のあらゆる物品を指します。サイズや数量にかかわらず、書類以外の商品を海外に届ける場合、インボイスの作成が必要になることを知っておきましょう。
インボイスの4つの種類｜それぞれの役割とは？
インボイスには、大きく分けて以下の4つの種類があります。それぞれでどのような役割の違いがあるのか、確認しておきましょう。
プロフォーマ・インボイス（Proforma Invoice）
プロフォーマ・インボイスはいわゆる見積もり用のインボイスです。最終的な価格や数量ではなく、これらの数字は変更になる可能性があります。
買主側の輸入相手国が事前の輸入許可を義務付けている場合には、輸出者が買主へ事前にプロフォーマ・インボイスを送付することで輸入国政府の輸入許可を得られます。
プロフォーマ・インボイスは簡易的に情報を共有するための書類であるため、通関手続きには用いることのできないインボイスである点に注意が必要です。
コマーシャル・インボイス（Commercial Invoice）
コマーシャル・インボイスは、スタンダードな商業インボイスであり、非書類貨物（書類以外の物品）を海外に発送する際に準備しなければならない貨物の明細書のことです。
日本での輸出通関時と相手国での輸入通関時に必要となるのはこの種類のインボイスで、必要事項を全て記入していることが求められます。
インボイスの作成を求められた際には、基本的にコマーシャル・インボイスを提出すれば問題ありません。
シッピング・インボイス(Shipping Invoice)
シッピング・インボイスは、配送指示書や納品書に当たる書類です。
出荷案内や積荷費用の請求書としても使われますが、頻度が少ないため、納品書として扱われるケースがよくあります。
シッピング・インボイスは、コマーシャル・インボイスのように通関手続きで用いることはできませんが、こちらも簡易的な情報共有に使用することができます。
カスタムズ・インボイス（Customs Invoice）
カスタムズ・インボイスは、「税関インボイス」とも呼ばれます。コマーシャル・インボイスとは別途に作成を求められたときに用意する税関向けのインボイスです。
輸入通関時に税関に提出する書類で、適正な課税価格を決定するために必要です。コマーシャル・インボイスで代用できる場合もありますが、輸出先国によっては特定の国で専用に必要とされる場合があります。
カスタムズ・インボイスは送り先によっては作成が要求されますが、基本的にはコマーシャル・インボイスの作成だけで問題はありません。
有償と無償のインボイスで金額をどう設定するか？
海外発送が必要になったとしても、配送する貨物が必ずしも有償の商品であるとは限りません。サンプル品の送付であったり、ギフトとして送ったりするケースもあるでしょう。
このような無償の商品の配送に際して、インボイスに記載する商品価格を「¥0」とすることはできません。商品代金は発生しなくとも、関税は発生するため、関税をいくらかければ良いかの目安となる金額を記さなければならないからです。
まず、無償提供の商品については「No Commercial Value」と記し、それが無償提供である理由を記します。主な理由としては、
- Gift（贈答）
- Used（中古）
- Sample（試供品）
が挙げられます。
そして品物の価格欄には、一般的な市場価格を記入します。こうすることで、適切な関税を計算の上、スムーズに貨物を海外に配送することが可能です。
インボイスの書き方をテンプレートで解説【具体例付き】
インボイスを作成する際には細かなフォーマットがあるわけではないので、自分の都合に合わせた形式での作成が可能です。
ただ、あらかじめ指定されている要項が正しく記されていないと、コマーシャル・インボイスとして認められず、通関の際に手続きが難航してしまう可能性があります。
インボイスに必要な記入項目は、以下の通りです。
| インボイス発行日 | インボイスを発行した年月日。 |
| インボイス発行者 | 送り主の詳細。社名や担当者、住所、電話番号 |
| インボイス番号 | 貨物に割り当てられている固有の番号 |
| 送り先 | 送り先の名前や会社、住所、電話番号など |
| 輸送手段とその詳細 | いつ、どこから出発する船・飛行機なのかの記載 |
| 積込場所・荷下ろし場所 | 貨物をどこから発送するのか、どこで下ろすのかの記載 |
| 製品の数量・重量・単価 | 配送する商品の詳細情報 |
| 支払い条件 | 送金の方法などの記載 |
| ケースマーク | 貨物の識別ラベル |
| インコタームズ | 輸送費や保険費の負担の所在を明らかにする。危険負担の移転なども含まれる |
| 原産国 | 製品の原産地 |
| 有償・無償の指定（無償の場合はその理由も） | 有償の商品か無償の商品かの記載。無償の場合はその理由も記入する |
| 署名 | 送り主の署名。直筆を求められる場合もある |
上の項目を見るとわかるように、インボイスの作成に際しては様々な項目を記入する必要があります。
また、実際の作成に際しては、送り先の国の通関でも内容を把握できるようにしておく必要があり、大抵の場合は英語での作成が求められます。1
以下のインボイステンプレートは、ポチロジで用意している代表的なインボイスの書き方がわかるフォーマットです。インボイスの書き方に不安がある場合、以下のフォーマットをそのままダウンロードしてご利用になると良いでしょう。
海外発送時のインボイスの記入例
- 受取人様の氏名、正確な住所、郵便番号、電話番号、メールアドレスを記入してください。
- インボイスの発行年月日を記入してください。
- 受取人様の国名を記入してください。
- 内容品について具体的な品名、数量、単価、品名ごとの総額を記入してください。
- 通貨（JP¥、US$等）、合計額を明記してください。
- 内容品の外装の総個数、総重量、原産国名を記入してください。
海外発送のためにインボイスを作成する際に注意すべきポイント
海外発送のためにインボイスを作成する際に、以下のポイントを注意しながら書類の作成に努めましょう。
海外輸出でも新しいインボイス制度が適用される場合がある
2023年に新しく始まった日本のインボイス制度は、基本的に国内の取引を対象とした制度です。ただ、場合によっては海外輸出を目的とする場合でも、この制度が適用される場合があります。
代表的なのは、海外事業者との取引であるものの、国内で取引が発生する場合や、取引先の資本金が日本円にして1,000万円を超える場合などです。2
相手が消費者の場合はこのような点に気をつける必要はありませんが、状況に応じて対応が必要になることを頭に入れておきましょう。
インボイスの作成と保管をまとめて行える仕組みを整備する
作成したインボイスは、ただ作成するだけでなく適切に保管しておくことも必要になります。
作成した後の工程を考えておかないと、後から整理が煩雑かする恐れがあるため、あらかじめ備えておきましょう。
インボイスの作成・用意はEMSよりポチロジのほうが簡単にできる
EMSを使った海外配送の場合、国際郵便マイページサービスに登録して、ラベルやインボイスの作成などの手続きを全て自分で行う必要があります。配送量が増えてくると、いちいちラベルやインボイスを入力する業務は負担が大きくなり、自身で賄うことが困難になってくるかもしれません。
そんな時に活用したいのが、ポチロジという海外発送サービスです。発送に関する情報を日本語で伝えるだけで、「インボイス作成」という煩雑な入力作業をポチロジに任せることができます。3
業務負担が大きくなっているためにコア業務が追いついていないとお悩みの際には、お気軽にポチロジのご利用をせひご検討ください。
まとめ
この記事では、海外配送に際して必ず必要になるインボイスの役割や、その作成方法（具体的な記入例付き）について解説しました。インボイスを正しく作成することは、スムーズな通関手続きを促し、迅速に商品を届ける上で欠かせない業務です。
近年はこれらの手続きを簡素化できるサービスも充実しています。ポチロジを適宜活用しながら、現場の負担削減に努めましょう。
- ポチロジで海外発送する際に、英語でインボイスを記入する必要がなく、日本語のメールでスタッフに詳細を伝えていただければOKです。 ↩︎
- インボイス制度は海外取引にも適用される？影響の有無や取引シーン別の対応も解説
インボイス制度で海外仕入れはどうなる？海外取引への影響や対応方法について解説 ↩︎ - お客様の声：「ポチロジを利用する利点として大きく二つあります。第一に価格です。長尺貨物の海外輸送料金として他業者より安いです。二点目は、フローの簡潔さです。初めて輸送をご依頼した際から現在まで、依頼から貨物の搬入、発送までのフローが大変スムーズに運用できており、国内の固定の搬入先への入庫から発送、現地での配達までとてもスムーズです。」 ↩︎
